El decreto 960 de 1970 en su artículo 12, afirma que debe celebrarse por escritura pública todos los actos o contratos de disposición o gravamen de inmuebles y en general aquellos para los cuales la ley exija esta solemnidad.
Requisitos para Escrituras Públicas
- El compareciente debe ser mayor de edad.
- Presentar cédula original, si es colombiano, pasaporte o cédula de extranjería si es extranjero.
- Si el compareciente es persona jurídica de derecho privado deberá aportar la prueba de la representación legal y, de ser necesario, la autorización del órgano social competente.
- Si es menor, deberá actuar por medio de quienes ejerzan la patria potestad o el representante legal.
- En disposición o gravámenes de bienes de menores o incapaces debe aportarse Licencia Judicial.
Requisitos Especiales
En las ventas o constitución de gravámenes sobre inmuebles, es indispensable el Paz y Salvo del predial, de la Valorización Municipal y de la Valorización Departamental. Si se trata de venta de inmuebles afectos a copropiedad, el Paz y Salvo de Administración.
- En división y loteo, deberá aportarse la licencia de la Curaduría Urbana.
- En la liquidación de sociedad conyugal deberá aportarse el registro civil de matrimonio.
- La constitución de patrimonio de familia voluntaria, limita el valor del bien a 250 SMLV.
- Las donaciones deberán efectuarse en el domicilio del donante y ser mayores de edad (ambas partes) y deberán ser insinuadas las superiores a 50 SMLV
- En los reglamentos de copropiedad deberán aportarse la licencia de la Curaduría y los planos aprobados.
El estado civil de una persona derivado de hechos, actos, y providencias se debe entender como una situación jurídica en la familia y en la sociedad que determina su capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones.
Entre sus características principales se tiene que es indivisible, indisponible e imprescriptible. La ley 92 de 1938 determina que la prueba principal del estado civil es el registro civil y las partidas eclesiásticas constituyen la prueba supletoria.
Principales Registros
Nacimientos
- Certificado de nacido vivo expedido por la entidad hospitalaria.
- Presentación del menor a inscribir para toma de huellas plantares o dactilares, según el caso.
- Documento de identidad de los padres.
Si el bebé tiene menos de 30 días de nacido, independientemente del lugar de nacimiento, se requiere:
- Certificado de nacido vivo.
- Documento de identidad de los padres.
- En caso de que haya nacido en la casa, deben presentar dos familiares sus respectivas cédulas.
- Si el bebé tiene más de 30 días de nacido (no existe ninguna clase de multas o sanciones), se requieren los documentos anteriormente mencionados y/o la partida de bautismo debidamente autenticada por el superior jerárquico o la arquidiócesis.
- Si los padres del menor son casados, cualquiera de ellos puede registrar el bebé con el respectivo registro civil de matrimonio.
- Si los padres son solteros, concurren ambos.
Matrimonios
La inscripción del matrimonio se efectúa sin importar el lugar de la celebración.
- Documento de identificación de ambos contrayentes.
- Presentación de la partida de matrimonio de origen eclesiástico, de la iglesia católica con certificación de la arquidiócesis.
- Presentación de la partida de matrimonio de origen eclesiástico, de otra iglesia que haga parte de tratado de derecho público interno con las respectivas certificaciones.
- Presentación del acta o copia auténtica del acta de matrimonio civil, proveniente de un juez de familia.
- Cualquier persona puede registrar el matrimonio presentando los anteriores documentos.
Defunciones
Puede ser realizado por cualquier ciudadano Colombiano.
- Certificado médico de defunción.
- Certificado de inhumación.
- Cédula de ciudadanía del difunto si se tiene.
- Si han pasado 48 horas de la defunción, deberá mediar orden judicial o de inspección.
- Si la muerte es violenta se requiere la anterior documentación y una orden de la fiscalía.
La inscripción del matrimonio se efectúa sin importar el lugar de la celebración.
- Documento de identificación de ambos contrayentes.
- Presentación de la partida de matrimonio de origen eclesiástico, de la iglesia católica con certificación de la arquidiócesis.
- Presentación de la partida de matrimonio de origen eclesiástico, de otra iglesia que haga parte de tratado de derecho público interno con las respectivas certificaciones.
- Presentación del acta o copia auténtica del acta de matrimonio civil, proveniente de un juez de familia.
- Cualquier persona puede registrar el matrimonio presentando los anteriores documentos.
Anotaciones Sobre Conciliaciones
- Son requisito de procedibilidad en la mayoría de procesos. No se puede iniciar el proceso sin haberse agotado la etapa de conciliación.
- La conciliación puede ser solicitada por cualquier interesado, quien debe señalar al convocado o convocados, el objeto de la conciliación y la cuantía.
- La ley no exige formalismo alguno.
- Una vez es llevada a cabo la diligencia de conciliación se levanta: Acta de acuerdo conciliatorio en el caso en que hay ánimo conciliatorio. Constancia en el caso en que no haya acuerdo.
La NOTARÍA 3 DE MEDELLÍN se permite informar la lista de requisitos para la celebración de divorcios según lo establecido por las leyes vigentes:
Disolución y Liquidación de Sociedad Patrimonial.
De acuerdo a la Ley 54 de 1.990 y Ley 979 de 2005 – Se disuelve y liquida por voluntad de los compañeros permanentes, mediante escritura pública.
- Puede concurrir con la liquidación de herencia de uno de los compañeros, caso en el cual debe estar previamente decretada judicialmente o declarada por los compañeros, la unión marital y la existencia de la sociedad patrimonial.
- Si la causa es la muerte de uno de los compañeros, además, registro civil de defunción.
Divorcio y Cesación de Efectos Civiles.
De acuerdo a la Ley 962 de 2005 y D.4436 de 2005:
- Se materializa mediante escritura pública.
- Debe existir mutuo acuerdo entre las partes.
- Les representará un abogado titulado, quien presentará la solicitud con sus respectivos acuerdos.
- Si existen hijos menores, deberá celebrarse acuerdo de alimentos respecto de ellos, que deberá ser aprobado por el Defensor de Familia de la residencia de los menores.
- Puede concurrir a la disolución y liquidación de la sociedad conyugal.
- Se requiere registro civil de nacimiento de los cónyuges y registro del matrimonio.
- Registro civil de nacimiento de los hijos menores si existen.
- Fotocopias de cédulas.
Liquidación de Sociedad Conyugal.
De acuerdo a la Ley 1 de 1.976:
- Registro civil de matrimonio vigente.
- Paz y salvos fiscales, catastro y valorización, si existieren inmuebles para efectos de liquidación de derechos notariales.
- Cédulas de ciudadanía de los cónyuges.
- Si la causa es muerte del cónyuge, además, registro civil de defunción.
- La liquidación de la sociedad conyugal puede concurrir con el trámite de divorcio o cesación de efectos civiles de matrimonio religioso.
La NOTARÍA 3 DE MEDELLÍN se permite informar la lista de declaraciones extrajuicio más comunes así como algunas anotaciones relevantes al respecto de las mismas:
Anotaciones sobre declaraciones extrajuicio.
- Es rendida por el declarante, bajo juramento, respecto de hechos que le consten o de los que sea o haya sido protagonista.
- Puede estar destinada a producir efectos ante terceros, o con fines extraprocesales en materia civil.
- Puede presentarse por escrito el interrogatorio.
- Es requisito para rendir declaración extrajuicio o juramentada, presentarse personalmente con cédula de ciudadanía.
Declaraciones Extrajuicio Principales
Los casos más comunes en los que se suelen exigir declaraciones son:
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La NOTARÍA 3 DE MEDELLÍN se permite informar la lista de autenticaciones más comunes así como algunas anotaciones relevantes al respecto de las mismas:
Firma Registrada
- Para registrar la firma lo puede hacer como representante legal y/o persona natural.
- El registro de la firma se hace con la presentación de la cédula de ciudadanía y el certificado de Cámara de Comercio si es el representante legal o certificación del cargo.
- Tratándose de persona natural, únicamente se requiere la cédula de ciudadanía.
- El acto es totalmente gratuito y se debe renovar cada año.
Autenticación de Copias y Documentos
El notario puede autenticar copias mecánicas, literales o digitales, siempre que éstas correspondan exactamente al original que tenga a la vista, o que comprendan la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con fidelidad.Los documentos que consten de varias hojas, se debe anotar en cada una de ellas. Toda autenticación deberá llevar la fecha del acto y la firma del notario.
La autenticación se lleva a cabo entre otros en los siguientes casos:
- Documentos internos como aquellos guardados en el protocolo de la notaría o en sus archivos.
- Documentos externos que son los que se confrontan con el original o con otra copia autenticada.
Reconocimiento de Documentos Privados
El notario podrá autorizar el reconocimiento que los usuarios hagan de sus firmas puestas en un documento y del reconocimiento del texto del mismo.
El reconocimiento se realiza entre otros en los siguientes casos:
- Documentos privados pre-elaborados.
- Otorgamiento de poderes especiales.
- Permiso de salida de los hijos menores al exterior.
- Contratos de arrendamiento
- Contratos comerciales o civiles.
- Autorizaciones a terceros para realizar trámites.
Diligencia de reconocimiento de personas sordas, ciegas o que no saben leer
Las personas limitadas en su visión, en su oído o que no sepan leer, pueden solicitar al notario el reconocimiento de sus documentos privados.
- Si se trata de personas ciegas, el notario leerá de viva voz el documento y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia.
- Si se trata de una persona sorda, ella misma leerá el documento y expresara su conformidad.
- Si es una persona sorda que no sabe leer, se traducirá el documento en lenguaje de señas y se dejará constancia de lo mismo.
- Si se trata de una persona que no sabe leer, manifestarán al notario su intención para que se establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore el asentimiento de ellos, tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma.
La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta. (Artículo 1443 del C.C.).
Sucesión por causa de muerte
De acuerdo al Decreto 902 de 1.988 y decreto 1729 de 1989:
- Se requiere intervención de abogado si la cuantía es superior a 15 SMLM.
- Debe existir acuerdo entre los herederos.
- Se requiere registro de defunción del causante, documentos que prueben la calidad de heredero o legatario.
- La prueba de la existencia de la sociedad conyugal o de la sociedad patrimonial si es el caso.
- Prueba de los bienes que hacen parte de la masa hereditaria.
El documento relativo al estado civil o a la capacidad de las personas, sujeto a registro, se expedirá por la oficina de origen una copia especial y auténtica, en papel común, destinado a la oficina de Registro del Estado Civil.
Copia de registro de nacimiento
Se requiere:
- Número del folio.
- Fecha de inscripción.
Copia de registro de matrimonio
Se requiere:
- Número del folio.
- Fecha de inscripción.
Copia de registro de defunciones
Se requiere:
- Fecha de la muerte.
Nota:
En caso de no tener el número del folio, éste será suministrado en la Registraduría del Estado Civil, ubicada en las Torres de Bomboná. La Notaria Veinticinco de Medellín exige este número para proceder en la copia de su registro, en caso contrario no se podrá buscar el documento.