Glosario

Escritura pública: De conformidad con el artículo 13 del Decreto 960 de 1970, es el instrumento que contiene declaraciones en actos jurídicos emitidas ante el notario, con los requisitos previstos en la ley y que se incorpora al protocolo.

Proceso de Perfeccionamiento: Para que se perfeccione la escritura pública son necesarias 4 etapas: recepción, extensión, otorgamiento y autorización.

Recepción: Consiste en percibir las declaraciones que hace ante el Notario los interesados.

Extensión: Es la versión escrita de los declarado.

Otorgamiento: Es el asentimiento expreso que los interesados prestan al instrumento extendido.

Autorización: Es la fe que imprime el Notario al instrumento, en vista de que ha llenado los requisitos pertinentes y de que las declaraciones han sido realmente emitidas por los interesados.

Otorgante: Es la persona natural o jurídica que en virtud del principio de rogación, solicita el servicio para realizar una escritura pública.

Comprobantes Fiscales: Son los paz y salvos de impuesto predial y valorización que deben ser presentados de forma original por los interesados en el momento de solicitar el servicio notarial, sin los cuales está prohibido extender el instrumento.

Cancelación de una escritura: Puede hacerse por declaración de los interesados o por decisión judicial en los casos establecidos por la ley.

Protocolización: Consiste en incorporar en el protocolo por medio de escrituras públicas las actuaciones, expediente o documentos que la ley o el juez ordenen insertar en él para su guarda y conservación, o que cualquier persona le presente al Notario con los mismos fines.

Escritura de aclaración: Una vez autorizada la escritura, cualquier corrección que los otorgantes quieran hacer, deberá consignarse en instrumento separado con todas las formalidades necesarias y por todas las personas que intervinieron en el instrumento corregido.

Reconstrucción de escritura: Una escritura perdida o destruida en todo o en parte, podrá ser reconstruida con su copia auténtica, de preferencia con la que repose en archivo oficial, mediante reproducción total y auténtica de ésta.

Resciliación: Es una forma de disolución de los contratos, el cual constituye según la doctrina, en uno de los casos del mutuo disenso, que consiste en terminar el convenio o contrato por el mutuo consenso de las partes. Opera 

Registro Civil: “El Registro Civil demuestra la situación jurídica que tiene la persona dentro de la sociedad en orden a sus relaciones de familia, de la cual se derivan derechos y obligaciones. El Registro Civil es el único documento público que prueba el Estado Civil de una persona ante su familia, la sociedad y el Estado.” Definición tomada de la cartilla de la Registraduría Nacional Del Estado Civil.

El Estado Civil: (Artículo 1º D. L. 1260 de 1970); Es la situación Jurídica que la persona tiene en la sociedad, en orden a sus relaciones de familia en cuanto le impone ciertas obligaciones y le confiere determinados derechos civiles.

Toda persona hace parte de una familia; a su vez estas familias conforman una sociedad, la sociedad necesita de un Estado como ente ordenador y regulador de la convivencia social.

El individuo ante el Estado, la sociedad y la familia, se encuentra en diversas situaciones que le generan derechos y obligaciones recíprocas, de tal forma que el estado civil es la situación jurídica que la persona tiene frente al estado, la familia y la sociedad en la cual se desenvuelve.

Filiación legítima o matrimonial: (hijo nacido dentro del matrimonio de los padres) (Art. 53 Decreto – ley 1260 de 1970, modificado por la Ley 54 de 1989): Se inscribirá como apellido del inscrito el primero del padre seguido del primero de la madre.

Filiación extramatrimonial: (hijo de padres que no son casados entre sí): Al reconocido o con paternidad judicialmente declarada, se inscribirá como apellido del inscrito el primero del padre seguido del primero de la madre.

Filiación adoptiva: Por la adopción, el adoptivo deja de pertenecer a su familia, se extingue todo parentesco de consanguinidad y la ley establece parentesco civil entre el adoptivo, el adoptante y los parientes consanguíneos de éste. El Decreto – Ley 2737 de 1989, por el cual se expidió el Código del Menor, dispone que el adoptivo llevará como apellidos los del adoptante. En la elaboración del registro de una persona adoptada en el documento antecedente únicamente se colocará “documento auténtico”, y se asigna un nuevo Nuip. Se elabora Libro de Varios. En la casilla de notas no se coloca ninguna información. El registro anterior debe colocar nota de  anulado por disposición legal, según el Código del Menor (Artículo 112 Código del Menor). Lo anterior por cuanto se protege el derecho a la intimidad.

Filiación expósita: (Art. 61 D.L. 1260/70 adicionado Art. 277 Núm. 9 Dto. 2737/89 y Dto. 158/94). Expósito: Es el niño recién nacido no mayor de un mes que ha sido abandonado.

Libro de varios: el Decreto Ley 2158 de 1970 en su artículo 1° dispone la creación del Libro de Varios, para que en él se inscriban todos los hechos y actos distintos de nacimientos, matrimonios y defunciones, que afectan el estado civil de una persona.

Acta complementaria: “Hoja especial y adicional del folio del Registro Civil de Nacimiento de los niños, niñas y adolescentes No reconocidos por su padre o presunto padre, contiene la información suministrada por el denunciante y hará mención del número de folio del Registro Civil asignado”. Definición tomada de la cartilla de la Registraduría Nacional Del Estado Civil. 

NUIP: Número único de identificación personal.

Edicto: Anuncios fijados en lugares públicos 

biométrico: Es la confrontación del número cédula y la huella capturada con la base de datos de la registraduría.

Autenticaciones : Es la fe pública que da el notario de los documentos que tiene a su vista y de las firmas que en él están impuestas.

El Decreto 960 de 1970, contiene la normatividad referente a las autenticaciones y las definen así:

–           ARTICULO 73. RECONOCIMIENTO DE FIRMAS. El Notario podrá dar testimonio escrito de que la firma puesta en un documento corresponde a la de la persona que la haya registrado ante él, previa confrontación de las dos. También podrá dar testimonio de que las firmas fueron puestas en su presencia, estableciendo la identidad de los firmantes.

–           ARTICULO 74. FORMA DE AUTENTICAR. Podrá autenticarse una copia mecánica o una literal de un documento, siempre que aquella corresponda exactamente al original que se tenga a la vista o que ésta comprenda la integridad del documento exhibido y lo reproduzca con entera fidelidad.

–           ARTICULO 75. PROCEDIMIENTO DE AUTENTICACIÓN. La autenticación se anotará en todas las hojas de que conste el documento autenticado, con expresión de la correspondencia de la firma puesta allí con la registrada, o de su contenido con el del original; cuando este reposare en el archivo notarial, se indicará esta circunstancia, con cita del instrumento que lo contiene o al cual se halla anexado. El acto terminará con la mención de su fecha y la firma del Notario.

–           ARTICULO 76. AUTENTICIDAD POR MEDIO DE FOTOGRAFÍA. El Notario dará testimonio de su autenticidad de una fotografía de persona si establece por sus sentidos que corresponde a ella y está agregada a un escrito en que el interesado asevere ser suya y en que reconozca la firma con que autorice dicha afirmación.

–           ARTICULO 77. AUTENTICACIÓN Y RECONOCIMIENTO. La autenticación solo procede respecto de documentos de que no emanen directamente obligaciones, no equivale al reconocimiento, tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.

Trámite no contencioso: Trámites que por su naturaleza no contenciosa pueden ser adelantados por el notario donde estos trámites no requieren de una sentencia y hay consentimiento de los interesados, por lo que permite que los jueces centren sus actividades en temas de indispensable intervención. 

Para ampliar la información con respecto a los términos utilizados en la función notarial, puede revisar la cartilla de orientación al ciudadano en la página 46, esta la puede descargar en el siguiente link: https://www.ucnc.com.co/sitio/wp-content/uploads/2020/06/diligencias.pdf